Dokumentation: Für Manager

Bitte beachten Sie, dass durch das Herunterladen dieser Seite als PDF ein statisches Dokument entsteht. Sobald sich Änderungen an den hier dargestellten Inhalten ergeben, können diese nicht nachträglich im PDF dargestellt werden. Es empfiehlt sich daher, immer die aktuelle Online-Version zu verwenden.

• 1 Erweitertes Menü
• 2 Mappings und Zuordnungen
• 3 Benutzer beantragen
• 4 Benutzerkonten editieren oder löschen
• 5 Passwort vergessen
• 6 Geschäftspartner hinzufügen
• 7 Zertifikat anfordern
• 8 Neue Geschäftspartner suchen
• 9 Übertragungen
• 10 Gesponserten Geschäftspartner anlegen

1 Erweitertes Menü

Als Manager erscheinen links in der blauen Leiste noch mehr Menü-Punkte. Hier erhalten Sie einen Überblick über die zusätzlichen Inhalte.

Während der Nutzer nur “Mein Profil” sehen kann, kann der Manager darüber hinaus noch mehr Einstellungen im Portal vornehmen.

Meine Firma

Unter “Meine Firma” sehen Sie eine Übersicht über alle zu Ihrer Firma eingerichteten oder angelegten Daten. Alle Reiter können hier betrachtet werden, eine Bearbeitung ist jedoch nur durch die Mitarbeiter der myOpenFactory möglich. Einzige Ausnahme ist der Reiter “Zertifikate”, dieser kann auch von Ihnen als Manager bearbeitet werden.

Meine Geschäftspartner

Hier sehen Sie alle Verbindungen, die zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden und/oder Lieferanten über die Plattform hergestellt wurden. Es wird zwischen produktiven Verbindungen und Test-Verbindungen unterschieden. Test-Verbindungen erkennt man an dem gelben T-Symbol links neben dem Firmennamen.

Zudem unterscheiden wir zwischen unabhängigen und gesponserten Geschäftspartnern.

• Unabhängige Geschäftspartner sind Unternehmen, die einen eigenen Nutzungsvertrag mit uns abgeschlossen haben und daher die Kosten für die Teilnahme an der EDI-Plattform selbst tragen. Sie erkennen diese in der Übersicht der Geschäftspartner an dem grünen Haussymbol:

  

• Gesponserte Geschäftspartner sind Unternehmen, für die unabhängige Geschäftspartner die Kosten der Teilnahme an der EDI-Plattform übernehmen. Sie erkennen diese in der Übersicht der Geschäftspartner an dem grauen Haussymbol:

  

Meine Kollegen

Hier sehen Sie alle Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen, die ebenfalls einen Zugang zum Portal haben. Sie selbst stehen hier nicht aufgelistet, weil Sie Ihre persönlichen Einstellungen immer unter “Mein Profil” vornehmen.

Filter für Belege

In den Postfächern gibt es bereits 6 Standardfilter, die ausgewählt werden können. Hier können Sie weitere Filter einrichten. Wir empfehlen jedoch immer, dies in Rücksprache mit den Mitarbeitern der myOpenFactory zu konfigurieren. Sollten Sie einen Filter benötigen, sprechen Sie uns gerne an!

Arbeitsabläufe

Wenn Ihr Unternehmen im Portal angelegt wird, erhält Ihr Unternehmen immer einen Standard-Workflow. Dort kann eingestellt werden, welche Belegarten verarbeitet werden können, zudem lassen sich Mappings für Mengeneinheiten, Länderkennzeichen, Zu-/Abschläge und weitere Werte einstellen. Auch hier empfehlen wir, nur in Rücksprache mit den Mitarbeitern der myOpenFactory Änderungen vorzunehmen.

2 Mappings und Zuordnungen

Unter dem Menüpunkt “meine Geschäftspartner” sehen Sie einen Überblick über all Ihre angebundenen Geschäftspartner. Wenn Sie Belege an Ihre Geschäftspartner versenden, müssen hier alle Kunden- oder Lieferantennummern hinterlegt werden, die Sie für Ihre Geschäftspartner verwenden. Außerdem können hier eingehende Mappings vorgenommen werden, falls Ihre Geschäftspartner andere IDs/Nummern verwenden, als die von Ihnen Erwarteten.

Ausgehende Zuordnungen

Wickeln Sie Ihre Einkaufsprozesse per EDI ab, müssten Sie in den entsprechenden Lieferanteneinstellungen bei “ausgehende Zuordnung” die Lieferantennummer/n aus Ihrem System hinterlegen. Wickeln Sie Ihre Vertriebsprozesse per EDI ab, tragen Sie in den Geschätspartnereinstellungen dort die Kundennummer/n ein.

Klicken Sie dazu auf “Ausgehende Zuordnung hinzufügen” und es öffnet sich ein Eingabefeld. Tippen Sie dort die entsprechende Nummer ein und klicken Sie rechts oben auf “Speichern”. Öffnen Sie diesen Geschäftspartner erneut, sehen Sie die soeben gespeicherte Zuordnung. Alle Belege, die diese Nummer enthalten, werden nun automatisch an diesen Geschäftspartner versendet.

Eingehende Mappings

Verwendet ein Kunde oder Lieferant für eine Rolle/Firma eine ID bzw. Nummer, die Ihr System nicht zuordnen kann, können Sie auf der Plattform ein Mapping hinterlegen.

Beispiel:

Ihr Kunde sendet in seiner Bestellung die Kundennummer “987654321”, da es die Kundennummer aus seinem System ist. Sie möchten aber die von Ihnen vergebene Kundennummer “0815” erhalten, damit Ihr System den Kunden identifizieren kann.

Um ein Mapping zu hinterlegen, klicken Sie auf “Eingehendes Mapping hinzufügen”, woraufhin sich 2 Eingabefelder öffnen, die durch einen Pfeil getrennt sind. In das linke Feld tragen Sie den Ausgangswert ein, im Beispiel die Nummer “987654321”. In das rechte Feld tragen Sie den Zielwert ein, hier bspw. “0815”. Anschließend rechts oben speichern. Öffnen Sie diesen Geschäftspartner erneut, sehen Sie das soeben gespeicherte Mapping. In allen eingehenden Belegen wird nun die linke Nummer in den Firmennummern durch die rechte Nummer ersetzt.

Import und Export von Zuordnungen und Mappings

Falls Sie für einen Partner sehr viele Nummern verwenden, empfiehlt sich ein Import der Nummern im Vergleich zum manuellen Speichern. Ebenso verhält es sich mit eingehenden Mappings.

Import von ausgehenden Zuordnungen

Möchten Sie ausgehende Zuordnungen per Import vornehmen, sollte in einer CSV-Datei in jeder Zeile eine Nummer stehen. Die Dateiendung muss hierbei immer “.csv” sein.

Beispiel:

987654321
666555
33367
4711
0000632
55638

Um den Import zu starten, klicken Sie auf “Importieren” überhalb der ausgehenden Zuordnung. Es öffnet sich daraufhin dieses Fenster:

Klicken Sie auf “Datei auswählen”, um die Datei von Ihrem PC auszuwählen. Vor dem Import können Sie jetzt noch entscheiden, ob vorhandene Zuordnungen überschrieben werden sollen, oder ob die neuen Nummern zusätzlich aufgenommen werden sollen. Bei Auswahl von “vorhandene Werte überschreiben”, werden alle bisherigen Zuordnungen gelöscht und durch die neu importierten Nummern ersetzt. Klicken Sie zuletzt auf “Importieren”, werden die neuen Zuordnungen sofort angezeigt.

Export von ausgehenden Zuordnungen

Möchten Sie die vorhandenen Zuordnungen exportieren, um diese bspw. zu ergänzen, klicken Sie auf den Button “Exportieren” über den Zuordnungen. Es startet daraufhin der Download der Zuordnungen als .csv.

Import von eingehenden Mappings

Bereiten Sie eine CSV-Datei vor, in der der Ausgangswert in der ersten Spalte steht und der Zielwert in der zweiten Spalte. Jeweils ein Paar in einer Zeile, getrennt durch Semikolon. Klicken Sie auf den Button “Importieren”. Es öffnet sich ein Fenster, indem Sie die zu importierende Datei auswählen können. Sie können entscheiden, ob vorhandene Werte überschrieben oder ergänzt werden sollen. Klicken Sie zum Abschluss auf “Importieren”. Die Mappings werden Ihnen unmittelbar angezeigt.

Beispiel:

987654321;0025687
666555;3400175
33367;776631
4711;0815
0000632;632
55638;160374

Export von eingehenden Mappings

Möchten Sie die vorhandenen Mappings exportieren, um diese bspw. zu ergänzen, klicken Sie auf den Button “Exportieren” über den Mappings. Daraufhin startet der Download der Mappings als CSV-Datei.

3 Benutzer beantragen

Prüfen Sie vor der Neuanlage eines Kollegen immer, ob dieser nicht bereits ein Zugang zum Portal besitzt. Wenn sehr viele Kollegen/innen in Ihrem Firmenaccount angelegt sind, können Sie zur schnelleren Orientierung auch die Such-Maske oben rechts nutzen.

1. Klicken Sie auf “Meine Kollegen”
2. Klicken Sie rechts oben das das +-Symbol
3. Es öffnet sich ein PopUp, in welchem Sie die Daten des Kollegen eintragen können.
4. Haben Sie alle Felder ausgefüllt, klicken Sie auf “Erstellen”
5. Es erscheint die Meldung, dass der Wunsch erfolgreich weitergeleitet wurde.

Soll ein neuer Benutzer hinzugefügt werden, wird die Anlage immer von einem Mitarbeiter der myOpenFactory überprüft. Der neue Kollege erscheint also nicht direkt unter “Meine Kollegen”, es kann einen Augenblick dauern, bis der Benutzer freigegeben wird.

Wenn der Benutzer freigegeben wurde, erhält dieser automatisch eine E-Mail mit Benutzername und Passwort. Bitte stellen Sie allen neuen Benutzern immer das Zertifikat zur Verfügung, welches Sie als Manager bei der Einrichtung erhalten haben. Zertifikate sind firmenweit gültig, es sollten also alle Mitarbeiter eines Unternehmens dasselbe Zertifikat in Verwendung haben.

4 Benutzerkonten editieren oder löschen

Ist einer Ihrer Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgeschieden oder nicht mehr für die Nutzung des Portals zuständig, können und sollten Sie den betroffenen Benutzer löschen.

1. Klicken Sie auf “Meine Kollegen”
2. Klicken Sie auf den zu löschenden Benutzer
3. Klicken Sie rechts oben auf “Benutzer löschen”
4. Es erscheint ein Popup mit der Rückfrage, ob Sie sich sicher sind.
5. Klicken Sie hier auf “Löschen”
6. Es erscheint die Meldung, dass der Wunsch erfolgreich weitergeleitet wurde.

Soll ein Benutzer gelöscht werden, wird die Löschung immer von einem Mitarbeiter der myOpenFactory überprüft. Das liegt daran, dass überprüft werden muss, ob der Benutzer für eine relevante Funktion im Portal hinterlegt ist und ersetzt werden müsste. Es kann somit einen Augenblick dauern, bis der Benutzer nicht mehr sichtbar ist.

Möchten Sie hingegen eine Änderung an einem bestehenden Nutzerkonto vornehmen, können Sie die entsprechenden Werte einfach ändern und klicken anschließend rechts oben auf „Speichern“ Ändert sich z.B. durch Scheidung oder Heirat ein Name eines Benutzers, können Sie diesen selbst anpassen. Den Benutzernamen passt unser Support auf Wunsch für Sie an.

5 Passwort vergessen

Als Manager sind Sie zentraler Ansprechpartner für Ihre Kollegen. Hat also einer Ihrer Kollegen sein Passwort zum Einloggen im Portal vergessen, können Sie für ihn/sie ein neues Passwort beantragen.

1. Klicken Sie auf “Meine Kollegen”
2. Klicken Sie den Benutzer an, der ein neues Passwort erhalten soll
3. Klicken Sie rechts oben auf “Neues Passwort anfordern” und bestätigen Sie die Meldung mit “Erstellen”
4. Es erscheint die Meldung, dass der Wunsch erfolgreich weitergeleitet wurde

Das neue Passwort wird durch einen Mitarbeiter der myOpenFactory freigegeben und sodann dem Benutzer automatisch per E-Mail zur Verfügung gestellt.

6 Geschäftspartner hinzufügen

1. Öffnen Sie “Meine Geschäftspartner”
2. Klicken Sie rechts oben auf “Verfügbare Geschäftspartner”

Es werden Ihnen nun alle Partner angezeigt, die in irgendeiner Form eine Anbindung an die myOpenFactory-Plattform haben (gesponsert oder unabhängig).

3. Geben Sie in der Suche den Namen Ihres Geschäftspartners ein und bestätigen Sie mit Enter
4. Wählen Sie den korrekten Partner mit Klick auf den Firmennamen aus

5. Klicken Sie rechts oben auf “Speichern”, um den Partner unter Ihren Geschäftspartnern hinzuzufügen
6. Es erscheint die Meldung, dass der Geschäftspartner erfolgreich gespeichert wurde

Sie befinden sich nun wieder in der Geschäftspartner-Ansicht und der neue Partner erscheint in Ihrer Liste. Alle Partner, die neu hinzugefügt werden, befinden sich zunächst immer im Test-Status (gelbes Feld mit “T” neben dem Firmennamen).

Test- oder produktive Verbindung

Wenn Sie sich mit einem Geschäftspartner auf der Plattform verbinden oder von uns verbunden werden, befindet sich die gesamte Verbindung immer im Test-Status. Da vor jeder produktiven Anbindung Tests durchgeführt werden sollten, gewährleistet die Plattform somit, dass keine Belege aus Versehen produktiv versendet werden. Unabhängig davon, ob Sie in Ihren Belegen ein Test-Kennzeichen (“Test-Flag”) mitsenden, werden somit alle Belege zu Test-Belegen.

Wenn Sie nach Abschluss der Tests mit Ihrem Geschäftspartner die Verbindung produktiv setzen möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Gesponserter oder unabgängigiger Geschäftspartner

Ob durch die Anbindung eines Partners Kosten für Sie entstehen, können Sie in der Übersicht der verfügbaren Geschäftspartner sehen.

• Unabhängige Geschätspartner sind Unternehmen, die einen eigenen Nutzungsvertrag mit mit uns abgeschlossen haben und daher die Kosten für die Teilnahme an der EDI-Plattform selbst tragen. Sie erkennen diese in der Übersicht der Geschäftspartner an dem grünen Haussymbol:

  

• Gesponserte Geschäftspartner sind Unternehmen, für die unabhängige Geschäftäftspartner die Kosten der Teilnahme an der EDI-Plattform übernehmen. Sie erkennen diese in der Übersicht der Geschäftspartner an dem grauen Haussymbol:

  

7 Zertifikat anfordern

Zertifikate haben immer eine Gültigkeit von 24 Monaten, danach müssen diese neu ausgestellt werden. Damit Sie rechtzeitig über das Ablaufen der Gültigkeit Ihres Zertifikats informiert werden, erscheinen ab 60 Tagen vor Ablauf Hinweismeldungen im Portal.

Hier können Sie direkt über den Link ein neues Zertifikat beantragen.

Bei den Usern ohne Admin-Rechte erscheint folgende Meldung:

So ist jeder Mitarbeiter informiert, welcher Kollege das aktuelle Zertifikat besitzt.

Ein neues Zertifikat wird aus Sicherheitsgründen nicht automatisch versendet. Daher können Sie ein neues Zertifikat ab ca. einer Woche vor Ablauf des aktuellen Zertifikats beantragen:

1. Klicken Sie auf “Meine Firma”
2. Öffnen Sie den Reiter “Zertifikate”

Sie sehen nun eine Übersicht über alle bereits ausgestellten Zertifikate inkl. Gültigkeit und Empfänger des Zertifikats.

3. Klicken Sie auf “Zertifikat anfordern”
4. Es öffnet sich eine neue Maske, in der Sie den Benutzer auswählen müssen, der das Zertifikat erhalten soll

5. Bestätigen Sie den Nutzer mit “OK”
6. Es erscheint die Meldung, dass der Wunsch erfolgreich weitergeleitet wurde.

Wie bei neuen Benutzern, wird die Anfrage immer erst von einem Mitarbeiter der myOpenFactory geprüft. Wird das Zertifikat freigegeben, erhält der zuvor ausgewählte Benutzer automatisch eine E-Mail mit dem neuen Zertifikat. Erst dann wir unter “Zertifikate” auch das neue Zertifikat angezeigt.

8 Neue Geschäftspartner suchen

1. Öffnen Sie “Meine Geschäftspartner”
2. Klicken Sie rechts oben auf “Verfügbare Geschäftspartner”.

Es werden Ihnen nun alle Partner angezeigt, die in irgendeiner Form eine Anbindung an die myOpenFactory-EDI-Plattform haben (gesponsert oder unabhängig). In der Ecke rechts oben sehen Sie links vom Suchfeld 2 Symbole.

Nun können Sie die Liste nach Name sortieren (aufsteigend oder absteigend). Sie können die Liste durch anklicken des Symbols umsortieren.

Oder Sie können die Liste nach dem Anlagedatum des Unternehmens sortieren (aufsteigend oder absteigend). Sie können die Liste durch anklicken des Symbols umsortieren. Dies ist besonders nützlich wenn Sie regelmäßig nachsehen möchten welche Unternehmen neu auf der Plattform hinzugefügt wurden.

Wenn Sie mehr Informationen über das Unternehmen wünschen, für das Sie sich interessieren, können Sie sich jederzeit an unseren Support wenden, um Informationen darüber zu erhalten, ob das Unternehmen schon produktiv ist, ob es den Einkauf oder Verkauf angebunden hat und welche Belegarten unterstützt werden.

9 Übertragungen

Aus Menüpunkt “Übertragungen”

Links in der blauen Leiste können Sie als Manager den Menüpunkt “Übertragungen” sehen.

Mit Klick auf diesen Menüpunkt erhalten Sie eine Übersicht aller ein- und ausgehenden Übertragungen. Dabei erhalten Sie Informationen zum eingesetzten Übertragungsweg je Richtung (hier bspw. HTTP von myOpenFactory und HTTP des Kunden), zu den Uhrzeiten der Übertragungen, der Dateigrößen und ob ein Vorgang bereits abgeschlossen ist.

Hier können Sie sich einzelne Übertragungen ansehen und die entsprechenden Belege herunterladen.

Aus Belegen heraus

Wenn Sie zu einem bestimmten Beleg auf der Plattform die Übertragung sehen möchten, können Sie dies aus dem jeweiligen Beleg heraus. Hierzu klicken Sie in dem Beleg einfach auf den Reiter “Status” unter dem eigentlichen Beleg:

Klappen Sie diesen Status per Klick auf, finden Sie am Ende vor den Quittungen die Übertragung zu diesem Beleg.

Klicken Sie dort den Link an, gelangen Sie direkt in die Übersicht der Übertragung. Hier können Sie den an Sie versendeten oder von Ihnen an uns versendeten Beleg einsehen und herunterladen.

Wenn Sie diese Datei herunterladen möchten, klicken Sie rechts oben im horizontalen blauen Balken auf “Download”.

10 Gesponserten Geschäftspartner anlegen

1. Öffnen Sie “Meine Geschäftspartner”
2. Klicken Sie rechts oben auf “Verfügbare Geschäftspartner”

Es werden Ihnen nun alle Unternehmen angezeigt, die in irgendeiner Form eine Anbindung an die myOpenFactory-EDI-Plattform haben (gesponsert oder unabhängig). In der rechten oberen Ecke finden Sie auch die Suchmaske und zwei Filter-Elemente. Sollte sich herausstellen, dass der gewünschte Geschäftspartner noch nicht angebunden ist, können Sie in Abstimmung mit diesem einen neuen Geschäftspartner auf der Plattform anlegen.

3. Klicken Sie oben rechts neben der Suche auf das “+"-Zeichen. Es öffnet sich daraufhin ein blaues Fenster.
4. Die Art der Anbindung richtet sich danach, was Sie mit Ihrem Geschäftspartner abgesprochen haben.

• Besitzt Ihr Kunde oder Lieferant ein eigenes ERP- oder Warenwirtschaftsystem und wünscht die Automatisierung des Belegflusses per EDI? Dann wählen Sie ERP-Anbindung (gesponsert) aus.
• Besitzt Ihr Lieferant kein edi-fähiges ERP- oder Warenwirtschaftssystem? Dann wählen Sie hier WebEDI-Lieferant (gesponsert) aus.

5. Füllen Sie dann die Felder mit den Angaben zu Ihrem Geschätspartner. Links werden die Angaben zur Firma abgefragt und rechts zum zuständigen Kontakt.

Pflichtfelder sind:

• Firmenname
• Name des Ansprechpartners beim Geschäftspartner
• E-Mail-Adresse des Ansprechpartners beim Geschäftspartner

6. Klicken Sie rechts unten auf Erstellen.

7. Es erscheint die Meldung, dass Ihre Anfrage an unser Team weitergeleitet wurde.

Ihre Anfrage wird nun zeitnah durch einen unserer Mitarbeiter freigegeben und Ihr Geschäftspartner wird für Sie unter “Meine Geschäftspartner” sichtbar. Alle Partner, die neu hinzugefügt werden, befinden sich zunächst immer im Test-Status (gelbes Feld mit “T” neben dem Firmennamen).

Hier finden Sie weitere Informationen als Sponsor von WebEDI-Lieferanten: Anforderungen WebEDI

Versand von Zugangsdaten und Zertifikaten

Bei WebEDI

An den von Ihnen bei der Anlage angegebenen Kontakt bei Ihrem Lieferanten werden zwei E-Mails von unserer Plattform versendet.

• Eine E-Mail beinhaltet den Benutzernamen und das Passwort des Nutzers, sowie einen Link zu diesem Handbuch und zum Portal.
• Eine E-Mail enthält das Zertifikat und Zertifikatspasswort für die Authentifizierung.

Eine Anleitung zur Verwendung des Zertifikats findet sich hier: Verwendung des Zertifikats.

Bei ERP-Anbindung

Gesponserte Partner mit ERP-Anbindung erhalten grundsätzlich keinen Zugang zum Portal. Den Kontakt Ihres gesponserten Partners benötigen wir dennoch, um die Verbindung zu Ihrem Partner einrichten zu können. Bitte nehmen Sie uns nach Anlage des Partners mit in einen E-Mail-Verteiler auf, falls noch nicht geschehen. So können wir die technischen Details direkt mit Ihrem Partner klären.